Easy Dispatch : gestion électronique des documents
Notre outil d'émargement numérique
Easy Dispatch est un outil de GED (Gestion Electronique de Document).
À ce titre, il va analyser les documents que vous lui soumettez pour aller les classer
automatiquement dans les dossiers de stockage de votre outil GesCOF.
Simplifiez votre quotidien avec Easy Dispatch
Le stockage de vos documents
Une fois le module Easy Dispatch activé sur votre environnement GesCOF, des « E.D Codes » apparaissent sur vos documents qui nécessitent un retour, soit pour une signature du destinataire, soit pour archivage et traçabilité :
• Devis
• Conventions
• Contrats Formateurs
• Emargements
• Questionnaire de satisfaction
• Tout autre document qui nécessite d’être stocké…
Retour par Mail : Vous recevez un mail, avec en pièce jointe le document PDF signé.
Il vous suffit alors de transférer ce mail à Easy Dispatch qui se chargera d’analyser le PDF, trouver le E.D Code, et classer
le document au bon endroit dans votre environnement GesCOF.
Retour par Courrier : (Ou pour les documents Émargement, Évaluations, ou tout autre document papier…)
Il vous suffit d’utiliser votre photocopieur.
Les photocopieurs récents (depuis 2015) disposent d’une fonction : Scan To Mail. Vous saisissez alors l’adresse mail de Easy Dispatch et votre photocopieur se chargera de lui envoyer le document signé au format PDF pour être traité et rangé.
Interface de suivi
Easy Dispatch vous met à disposition une interface ergonomique qui vous permet de suivre tous les documents soumis.
• Un indicateur sous forme de carré de couleur vous permet de savoir si le document a été traité, et le résultat de ce traitement. E.D Code trouvé, document traité …
• Cette interface vous permet d’avoir un environnement statistique pour connaitre le taux de reconnaissance et de classement.
• Vous pouvez accéder au compte-rendu détaillé du traitement de chaque document ou chaque page, consulter le document PDF soumis et traité.
Vous pouvez paramétrer Easy Dispatch pour définir l’action ou les actions à réaliser en fin de traitement du PDF. Ainsi vous pouvez demander un accusé de réception par mail pour vous signifier chaque document traité ou de retourner à l’expéditeur le mail en cas de non détection du E.D Code.